Who is responsible for your data
The data controller for englishmetro.com is Michael Poncana, trading as English Metropolis ("English Metropolis", "we", "us").
For anything related to your personal data — questions, concerns, or exercising your rights — contact us at:
What this policy covers
This policy applies to the English Metropolis online learning platform at englishmetro.com, including:
- the student learning area (lesson summaries, vocabulary, practice activities and quizzes);
- the Bajla AI tutor chat;
- the school administration area used by our teachers and partner schools;
- the practice pages at errorclinic.englishmetro.com.
It does not cover third-party websites we may link to (for example YouTube), which have their own privacy policies.
The data we collect
English Metropolis is a teaching service. Almost all of the data we hold exists for one purpose: helping you learn English. We collect:
a. Account and profile data
- Your name and a personal page address (e.g. englishmetro.com/app/your-name)
- Email address and, if you sign in with Google, the email address of your Google account
- Phone number (optional, if you provide it)
- Your English level (CEFR, e.g. B2), learning goals and group/class membership
- Notes written by your teacher about your learning
b. Lesson data
- Lesson dates, topics, duration and materials
- Lesson transcripts — a written record of what was said during your lessons, used to prepare your feedback and vocabulary
c. Learning progress data
- Language assessments generated from your lessons (vocabulary range, grammatical accuracy, fluency, pronunciation, overall CEFR estimate)
- Strengths, areas to improve, and corrections of errors you made
- Your personal vocabulary lists, quiz results and mastery scores
d. AI tutor conversations
- Messages you type or speak to the Bajla AI tutor
- Voice recordings made while you hold the record button — these are transcribed on our own servers and the raw audio is deleted within minutes; it is never stored long-term or sent to third parties
e. Technical data
- Server logs: IP address, browser type, pages requested, and timestamps (kept for a maximum of 14 days for security purposes)
- Preferences stored on your own device (language choice, interface settings) — see our Cookie Policy
What we don't do: we do not use advertising networks, we do not use analytics trackers, we do not profile you for marketing, and we never sell your personal data to anyone.
Why we use your data — purposes and legal bases
| Purpose | Data used | Legal basis (GDPR) |
|---|---|---|
| Providing your lessons and learning platform | Account, lesson and progress data | Performance of a contract — Art. 6(1)(b) |
| Preparing personalised feedback and vocabulary from lesson transcripts | Lesson transcripts, progress data | Performance of a contract — Art. 6(1)(b) |
| Running the Bajla AI tutor | Your chat messages and voice input | Performance of a contract — Art. 6(1)(b) |
| Site security, abuse prevention, debugging | Server logs (IP address) | Legitimate interest — Art. 6(1)(f) |
| Answering your questions and requests | Email correspondence | Legitimate interest / contract |
| Showing embedded YouTube pronunciation videos | See Cookie Policy | Consent — Art. 6(1)(a) |
| Keeping records of paid lessons (accounting / tax) | Lesson dates and attendance | Legal obligation — Art. 6(1)(c) (Polish tax law, 5 years) |
AI-generated learning analysis
To give you detailed, personalised feedback, we use artificial intelligence to analyse your lesson transcripts. The AI produces an estimate of your CEFR level, identifies strengths and common errors, and builds your personal vocabulary lists.
Three things are important for you to know:
- A human is always involved. AI analyses are prepared for and reviewed by your teacher. They are teaching aids, not automatic decisions.
- No legal or similarly significant effects. The analysis is used only to help you learn. It is never used to make decisions that produce legal effects or otherwise significantly affect you (Art. 22 GDPR does not apply).
- You can object. If you prefer that your lessons are not analysed by AI, contact us at [email protected] and we will arrange your feedback manually.
Who we share data with
We use a small number of specialised service providers ("processors") to run the platform. They process data only on our instructions:
| Provider | What they do | Location |
|---|---|---|
| Convex, Inc. | Database hosting for the learning platform | USA |
| Cloudflare, Inc. | Content delivery network, DDoS protection and security | USA / global |
| AI language-model providers Moonshot AI (Kimi), Zhipu AI (GLM), MiniMax | Generate the AI tutor's responses and lesson analyses. We send only the minimum needed: your first name and the lesson content being discussed — never your contact details, login or account data | China / Singapore |
| Hostinger International Ltd. | Server hosting | EU (Lithuania) |
| Google LLC | Only if you choose "Sign in with Google", and for embedded YouTube videos | USA |
Processed entirely on our own servers (no third party involved): voice transcription of your AI-tutor recordings (Whisper) and the AI tutor's spoken voice (Kokoro/Piper text-to-speech). Raw voice recordings are deleted within minutes of generating a response — they are never stored long-term.
Beyond these providers, your data is only visible to your own teacher and — if you study through a partner school — that school's administrators, who see only their own students' data.
International transfers
Some of our providers are based in the United States. Where data is transferred to the USA, we rely on the European Commission's adequacy decision for the EU–US Data Privacy Framework and/or Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR), depending on the provider's certification status.
The AI language-model providers used by the AI tutor are based in China and Singapore, countries without an EU adequacy decision. For these transfers we rely on Standard Contractual Clauses together with strict data minimisation: only the lesson content needed to answer your question and your first name are sent — never your surname, email address, phone number, login or any account details.
If you prefer that nothing about your lessons is sent to these AI providers, you can ask us to disable the AI tutor and AI analysis for your account (see section 5) — your lessons will then be handled by your teacher only.
You may request a copy of the relevant safeguards by contacting [email protected].
How long we keep data
| Data | Retention period |
|---|---|
| Account, lesson and progress data | While you are an active student, and up to 2 years afterwards (so returning students can pick up where they left off), unless you ask us to delete it sooner |
| AI tutor conversations | While you are an active student, unless you ask us to delete them sooner |
| Server logs (IP addresses) | Maximum 14 days |
| Email correspondence with support | Up to 2 years after the matter is resolved |
When you ask us to delete your data, we complete the deletion within 30 days.
Your rights
Under the GDPR you have the right to:
- Access — receive a copy of the personal data we hold about you;
- Rectification — have inaccurate data corrected;
- Erasure — have your data deleted ("right to be forgotten");
- Restriction — limit how we process your data;
- Portability — receive your data in a machine-readable format;
- Objection — object to processing based on legitimate interest;
- Withdraw consent — at any time, where processing is based on consent.
To exercise any of these rights, email [email protected]. We will respond within one month.
Right to complain. If you believe we have not handled your data properly, you can lodge a complaint with the Polish supervisory authority: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl — or with the supervisory authority in your own EU country.
Children and young learners
Some of our students are under 18. Where a student is under 16, we require that their parent or legal guardian consents to the student's use of the platform and to this Privacy Policy as part of enrolment. Parents and guardians may exercise all the rights in section 9 on their child's behalf by contacting [email protected].
How we protect your data
- All connections to englishmetro.com are encrypted (HTTPS/TLS).
- Passwords are stored only as cryptographic hashes — we cannot see them.
- Access to student data is restricted to your teacher and, where applicable, your school's administrators.
- Our servers are protected by a web application firewall, strict access controls and security headers.
- Student documents and data files are protected against direct access and automated scraping.
Changes to this policy
If we change this policy, we will update the date at the top of this page. For significant changes, we will inform active students by email or through a notice on the platform before the change takes effect.
Contact us
For all questions, queries and concerns about your personal data or this policy:
Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych dla englishmetro.com jest Michael Poncana, prowadzący działalność pod nazwą English Metropolis ("English Metropolis", "my", "nas").
We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych — pytaniach, wątpliwościach lub realizacji przysługujących Ci praw — skontaktuj się z nami:
Czego dotyczy niniejsza polityka
Niniejsza polityka dotyczy platformy do nauki online English Metropolis pod adresem englishmetro.com, w tym:
- strefy nauki dla uczniów (podsumowań lekcji, słownictwa, ćwiczeń i quizów);
- czatu z asystentem AI Bajla;
- strefy administracyjnej szkoły, z której korzystają nasi nauczyciele i szkoły partnerskie;
- stron z ćwiczeniami pod adresem errorclinic.englishmetro.com.
Polityka nie obejmuje witryn stron trzecich, do których możemy odsyłać (na przykład YouTube) — mają one własne polityki prywatności.
Dane, które zbieramy
English Metropolis to usługa nauczania. Niemal wszystkie dane, które przechowujemy, służą jednemu celowi: pomocy Tobie w nauce języka angielskiego. Zbieramy:
a. Dane konta i profilu
- Twoje imię i nazwisko oraz adres Twojej strony osobistej (np. englishmetro.com/app/your-name)
- Adres e-mail, a jeśli logujesz się przez Google — adres e-mail Twojego konta Google
- Numer telefonu (opcjonalnie, jeśli go podasz)
- Twój poziom języka angielskiego (CEFR, np. B2), cele nauki oraz przynależność do grupy/klasy
- Notatki sporządzane przez Twojego nauczyciela na temat Twojej nauki
b. Dane z lekcji
- Daty, tematy, czas trwania i materiały lekcji
- Transkrypcje lekcji — zapis tego, co zostało powiedziane podczas Twoich lekcji, wykorzystywany do przygotowania informacji zwrotnej i słownictwa
c. Dane o postępach w nauce
- Oceny językowe generowane na podstawie Twoich lekcji (zakres słownictwa, poprawność gramatyczna, płynność, wymowa, ogólna szacowana ocena CEFR)
- Mocne strony, obszary do poprawy oraz korekty popełnionych przez Ciebie błędów
- Twoje osobiste listy słownictwa, wyniki quizów i poziom opanowania materiału
d. Rozmowy z asystentem AI
- Wiadomości, które wpisujesz lub wypowiadasz do asystenta AI Bajla
- Nagrania głosowe rejestrowane, gdy przytrzymujesz przycisk nagrywania — są one transkrybowane na naszych własnych serwerach, a surowe nagrania audio są usuwane w ciągu kilku minut; nigdy nie są przechowywane długoterminowo ani przekazywane podmiotom trzecim
e. Dane techniczne
- Logi serwera: adres IP, typ przeglądarki, żądane strony oraz znaczniki czasu (przechowywane maksymalnie przez 14 dni w celach bezpieczeństwa)
- Preferencje zapisywane na Twoim własnym urządzeniu (wybór języka, ustawienia interfejsu) — zobacz naszą Politykę cookies
Czego nie robimy: nie korzystamy z sieci reklamowych, nie używamy narzędzi analitycznych śledzących, nie profilujemy Cię w celach marketingowych i nigdy nikomu nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.
Dlaczego wykorzystujemy Twoje dane — cele i podstawy prawne
| Cel | Wykorzystywane dane | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| Świadczenie lekcji i udostępnianie platformy do nauki | Dane konta, lekcji i postępów | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Przygotowywanie spersonalizowanej informacji zwrotnej i słownictwa na podstawie transkrypcji lekcji | Transkrypcje lekcji, dane o postępach | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Działanie asystenta AI Bajla | Twoje wiadomości na czacie i dane głosowe | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Bezpieczeństwo witryny, zapobieganie nadużyciom, usuwanie błędów | Logi serwera (adres IP) | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Odpowiadanie na Twoje pytania i wnioski | Korespondencja e-mail | Prawnie uzasadniony interes / wykonanie umowy |
| Wyświetlanie osadzonych filmów z wymową z YouTube | Zobacz Politykę cookies | Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
| Prowadzenie ewidencji opłaconych lekcji (księgowość / podatki) | Daty lekcji i obecność | Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (polskie prawo podatkowe, 5 lat) |
Analiza nauki generowana przez AI
Aby zapewnić Ci szczegółową, spersonalizowaną informację zwrotną, wykorzystujemy sztuczną inteligencję do analizy transkrypcji Twoich lekcji. AI tworzy szacunkową ocenę Twojego poziomu CEFR, identyfikuje mocne strony i typowe błędy oraz buduje Twoje osobiste listy słownictwa.
Trzy rzeczy są dla Ciebie ważne do zapamiętania:
- Człowiek jest zawsze zaangażowany. Analizy AI są przygotowywane dla Twojego nauczyciela i przez niego weryfikowane. Są pomocą dydaktyczną, a nie decyzjami automatycznymi.
- Brak skutków prawnych lub podobnie istotnych. Analiza służy wyłącznie pomocy w Twojej nauce. Nigdy nie jest wykorzystywana do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani w inny sposób istotnie wpływających na Ciebie (art. 22 RODO nie ma zastosowania).
- Możesz wnieść sprzeciw. Jeśli wolisz, aby Twoje lekcje nie były analizowane przez AI, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected], a przygotujemy Twoją informację zwrotną ręcznie.
Komu udostępniamy dane
Korzystamy z niewielkiej liczby wyspecjalizowanych dostawców usług ("podmiotów przetwarzających"), aby prowadzić platformę. Przetwarzają oni dane wyłącznie na nasze polecenie:
| Dostawca | Czym się zajmuje | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Convex, Inc. | Hosting bazy danych platformy do nauki | USA |
| Cloudflare, Inc. | Sieć dostarczania treści (CDN), ochrona przed atakami DDoS i bezpieczeństwo | USA / globalnie |
| Dostawcy modeli językowych AI Moonshot AI (Kimi), Zhipu AI (GLM), MiniMax | Generują odpowiedzi asystenta AI oraz analizy lekcji. Wysyłamy wyłącznie niezbędne minimum: Twoje imię i omawianą treść lekcji — nigdy danych kontaktowych, loginu ani danych konta | Chiny / Singapur |
| Hostinger International Ltd. | Hosting serwerów | UE (Litwa) |
| Google LLC | Tylko jeśli wybierzesz "Zaloguj się przez Google" oraz w przypadku osadzonych filmów z YouTube | USA |
Przetwarzane w całości na naszych własnych serwerach (bez udziału podmiotów trzecich): transkrypcja głosowa Twoich nagrań dla asystenta AI (Whisper) oraz głos asystenta AI (synteza mowy Kokoro/Piper). Surowe nagrania głosowe są usuwane w ciągu kilku minut od wygenerowania odpowiedzi — nigdy nie są przechowywane długoterminowo.
Poza tymi dostawcami Twoje dane są widoczne wyłącznie dla Twojego nauczyciela oraz — jeśli uczysz się za pośrednictwem szkoły partnerskiej — dla administratorów tej szkoły, którzy widzą wyłącznie dane swoich uczniów.
Przekazywanie danych za granicę
Część naszych dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. W przypadku przekazywania danych do USA opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach Ram Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) lub na standardowych klauzulach umownych (art. 46 RODO), w zależności od statusu certyfikacji danego dostawcy.
Dostawcy modeli językowych AI wykorzystywani przez asystenta AI mają siedzibę w Chinach i Singapurze — krajach, wobec których nie wydano decyzji UE stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. W przypadku tych transferów opieramy się na standardowych klauzulach umownych w połączeniu ze ścisłą minimalizacją danych: wysyłana jest wyłącznie treść lekcji potrzebna do odpowiedzi na Twoje pytanie oraz Twoje imię — nigdy nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, login ani jakiekolwiek dane konta.
Jeśli wolisz, aby żadne informacje o Twoich lekcjach nie były wysyłane do tych dostawców AI, możesz poprosić nas o wyłączenie asystenta AI i analizy AI dla Twojego konta (zobacz sekcję 5) — Twoimi lekcjami zajmie się wtedy wyłącznie Twój nauczyciel.
Możesz poprosić o kopię odpowiednich zabezpieczeń, kontaktując się pod adresem [email protected].
Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta, lekcji i postępów | Przez okres, w którym jesteś aktywnym uczniem, oraz do 2 lat później (aby powracający uczniowie mogli wznowić naukę tam, gdzie ją przerwali), chyba że poprosisz nas o wcześniejsze usunięcie |
| Rozmowy z asystentem AI | Przez okres, w którym jesteś aktywnym uczniem, chyba że poprosisz nas o ich wcześniejsze usunięcie |
| Logi serwera (adresy IP) | Maksymalnie 14 dni |
| Korespondencja e-mail ze wsparciem | Do 2 lat po rozwiązaniu sprawy |
Gdy poprosisz nas o usunięcie Twoich danych, realizujemy usunięcie w ciągu 30 dni.
Twoje prawa
Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do:
- Dostępu — otrzymania kopii danych osobowych, które o Tobie przechowujemy;
- Sprostowania — poprawienia nieprawidłowych danych;
- Usunięcia — usunięcia Twoich danych ("prawo do bycia zapomnianym");
- Ograniczenia — ograniczenia sposobu przetwarzania Twoich danych;
- Przenoszenia danych — otrzymania Twoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
- Sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- Wycofania zgody — w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na adres [email protected]. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca.
Prawo do wniesienia skargi. Jeśli uważasz, że nie postępowaliśmy z Twoimi danymi w sposób właściwy, możesz wnieść skargę do polskiego organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl — lub do organu nadzorczego w Twoim kraju UE.
Dzieci i młodzi uczniowie
Część naszych uczniów jest niepełnoletnia. W przypadku gdy uczeń nie ukończył 16 lat, wymagamy, aby jego rodzic lub opiekun prawny wyraził zgodę na korzystanie przez ucznia z platformy oraz na niniejszą Politykę prywatności w ramach zapisów. Rodzice i opiekunowie mogą realizować w imieniu swojego dziecka wszystkie prawa wskazane w sekcji 9, kontaktując się pod adresem [email protected].
Jak chronimy Twoje dane
- Wszystkie połączenia z englishmetro.com są szyfrowane (HTTPS/TLS).
- Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci kryptograficznych skrótów (hashy) — nie możemy ich zobaczyć.
- Dostęp do danych uczniów jest ograniczony do Twojego nauczyciela oraz, w stosownych przypadkach, do administratorów Twojej szkoły.
- Nasze serwery są chronione przez zaporę aplikacji webowych (WAF), ścisłą kontrolę dostępu oraz nagłówki bezpieczeństwa.
- Dokumenty i pliki danych uczniów są chronione przed bezpośrednim dostępem i automatycznym pobieraniem (scrapingiem).
Zmiany w niniejszej polityce
Jeśli zmienimy niniejszą politykę, zaktualizujemy datę u góry tej strony. W przypadku istotnych zmian poinformujemy aktywnych uczniów drogą e-mailową lub poprzez powiadomienie na platformie, zanim zmiana wejdzie w życie.
Skontaktuj się z nami
We wszystkich pytaniach, wątpliwościach i sprawach dotyczących Twoich danych osobowych lub niniejszej polityki: